A Tecnologia é capaz de automatizar processos e fluxos operacionais mas, para alcançarmos melhores resultados,  precisamos avaliar e otimizar esses processos constantemente. O ciclo PDCA é uma das ferramentas de gestão com foco na qualidade total mais utilizadas no mundo. O ciclo — que é constituído de 4 passos distintos, porém totalmente conectados — tem como foco o aperfeiçoamento de tarefas e a introdução de melhorias nos mais diversos processos. A sigla PDCA é um acrônimo do idioma inglês que representa: Plan (planejar), Do (execução), Check (checar/acompanhar) e Act (ação/correção).

O método não é complexo, possuindo uma implantação extremamente simples e que possibilita resultados rápidos e fáceis de detectar e mensurar. Por esses motivos, o ciclo é muito famoso e largamente utilizado em todo o mundo.

Para quem deseja utilizar o ciclo, realizar controles eficientes e ter ampla visão de todo o negócio para detectar as mais diversas falhas para a implantação de melhorias, é fundamental entender todas as etapas do ciclo.

Para ajudá-lo a utilizar o ciclo PDCA de forma eficiente e alcançar ótimos resultados, separamos todas as informações que você precisa saber. Confira!

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Plan / Planejar

Todo projeto precisa iniciar na fase de planejamento, não é verdade? Por isso, o PDCA tem sua primeira fase justamente focada nisso. Essa primeira etapa é responsável pela identificação de todas as falhas no processo, bem como o estabelecimento das metas a alcançar de acordo com a missão, a visão e seguindo todos os valores da empresa.

Na fase de planejamento, há uma série de ferramentas que pode ser utilizadas para encontrar os gargalos com maior facilidade. Podemos destacar: o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito e o 5W — “5 Porquês”.

Ao identificar o problema, ou seja, qual a situação atual e aonde a empresa pretende chegar, é necessário quebrar o problema em partes menores, desdobrando em indicadores mais específicos. Cada característica do problema deve ser analisado separadamente, assim, poderá estabelecer uma meta para cada um, sendo que o somatório das metas será a meta principal. Após esta análise, o Diagrama de Ishikawa pode ser aplicado para determinar as causas.

É importante destacar que, no planejamento, o foco é definir o plano de ação, ou seja, todo o caminho a ser seguido e os objetivos a serem alcançados, sempre focando também nas necessidades dos clientes.

Do / Execução

Depois de concluída a etapa do planejamento, chegou o momento de realizar todas as atividades e mudanças que foram determinadas e planejadas. Além de executar tudo que foi traçado no planejamento, na etapa de “execução” é fundamental realizar uma série de testes, para conhecer a resposta do sistema ou processo em relação às mudanças.

Podemos dividir a segunda fase do ciclo PDCA em etapas:

  1. Treinamento dos funcionários envolvidos no processo ou projeto;
  2. Execução propriamente dita;
  3. Avaliação e testes.

Tudo isso deve ser realizado na segunda fase do ciclo, e lembre-se sempre de registrar todos os detalhes e informações.

Check / Checar

A terceira fase do ciclo PDCA é responsável por medir os resultados e a eficácia das soluções implantadas — uma ótima ferramenta para utilizar nessa etapa são os indicadores ou KPIs (Key Performance Indicators).

O Check é a hora de identificar todas as falhas e brechas no processo, além de monitorar todos os resultados alcançados com as modificações realizadas na etapa anterior. Em outras palavras, podemos dizer que essa etapa nada mais é do que a realização de um paralelo entre os resultados alcançados e os planejados na primeira fase do ciclo (Plan).

Act / Agir

O Act é quarta e última fase do ciclo PDCA. Nesse momento, age-se novamente no processo, realizando modificações de acordo com os resultados levantados na terceira fase. Podemos dizer que esse fechamento do ciclo consiste em ações corretivas, de forma a aperfeiçoar as modificações realizadas na segunda etapa — o foco sempre é a melhoria contínua.

Fechando todo o ciclo PDCA, devem-se registrar todos os resultados e também as modificações realizadas e iniciar um novo ciclo, visando o aperfeiçoamento e a melhoria contínua dos processos da empresa.

Entendeu como funciona o ciclo PDCA e como ele pode ser aplicado em qualquer processo? Ficou com alguma dúvida em relação ao ciclo? Então deixe um comentário que vamos ajudá-lo!


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