A dinâmica frenética do mercado atual exige empresas cada vez mais ágeis e antenadas às necessidades dos seus clientes. Uma demora em um atendimento pode significar a perda de um negócio e o consequente fortalecimento da concorrência. Neste sentido, a gestão de processos ocupa um espaço valioso entre as prioridades dos gerentes.

Mas o que é gestão de processos?

Antes de entender a gestão, é preciso compreender que todo o funcionamento da empresa é baseado em processos. Um processo é o caminho percorrido por um produto, serviço, atendimento, ou qualquer demanda que a empresa represente, desde a sua entrada até a sua saída. Todos os departamentos estão envolvidos, de alguma maneira, nos processos da organização.

A gestão de processos atua no gerenciamento e otimização de todo esse modelo. Para ser eficiente, a gestão precisa atuar na correção de todas as deficiências que ocorrem nos departamentos para garantir que a prestação de serviços realizada pela organização, seja qual for o seu ramo de atuação, seja sempre ágil, eficaz e ao gosto do cliente.

A concorrência atual permite que as pessoas optem sempre pela excelência no atendimento e os novos consumidores estão cada vez mais exigentes. Por isso, uma empresa que possui processos deficientes certamente ficará para trás no mercado.

E no setor financeiro? Como fazer uma boa gestão de processos?

Assim como todas as organizações, as empresas do setor financeiro possuem uma infinidade de processos. Alguns são mais vitais pois impactam diretamente o cliente, como a concessão de empréstimos, captação de investimentos, entre outros. Mas também há processos de Recursos Humanos, por exemplo, que podem não ser tão aparentes, mas precisam de agilidade para manter as equipes motivadas.

Veja algumas dicas para fazer uma boa gestão de processos no setor financeiro:

1. Mapeie os processos

Um dos grandes gargalos das organizações, e que impede que elas façam uma boa gestão, é a falta de conhecimento dos próprios processos. Muitas vezes eles são feitos pelos mesmos funcionários e, aparentemente, tudo funciona bem. Mas sempre é possível melhorar, principalmente no aspecto da agilidade.

Portanto, o primeiro passo para a gestão de processos é realizar um mapeamento completo de todos os processos que são realizados na organização.

2. Construa fluxos

Feito o mapeamento, é preciso investir na construção de fluxos inteligentes. O fluxo de trabalho, ou workflow,  é a representação gráfica de como aquele processo é realizado pela área responsável.

Quanto tempo uma organização leva para conceder um empréstimo ao cliente, por exemplo? Se estiver demorando mais do que a média do mercado, certamente há algum erro interno, gargalo ou alguma atividade burocrática que está sendo realizada de forma inadequada. Confira este artigo sobre o que é Workflow: O que é workflow e qual sua aplicação para formalização de contratos?

3. Invista em tecnologia

Com os processos mapeados e desenhados, é hora de buscar tecnologias que possam torná-los mais ágeis. O excesso de interferência humana nos processos acaba tornando-os lentos e burocráticos. Além disso, tira as pessoas do foco estratégico da organização, que é trabalhar pelo crescimento dela no mercado.

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4. Monitore os resultados

Uma boa gestão de processos precisa ter um sistema de mensuração de resultados eficiente. Afinal de contas, se você fez todo o trabalho de mapeamento, construção de fluxos e investimento em tecnologia, precisa comprovar que, de fato, houve melhoria nos processos.

Eles devem ser reavaliados, no mínimo, a cada semestre, para que não haja novos desvios que possam prejudicar os resultados da organização.

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