Otimização de processos: ganhe produtividade e eficiência

Todas as empresas buscam vencer o desafio de aumentar a produção e gastar menos. No mercado atual, as organizações procuram meios de fazer a otimização de processos de forma que se alcance a redução de custos e o melhor desempenho para o negócio.

Em um cenário competitivo, muitas vezes essa é a maneira mais eficaz de garantir que o negócio se sustente no mercado e gere receita. Utilizando as estratégias corretas, a empresa pode aproveitar melhor os recursos disponíveis e criar um fluxo de trabalho mais eficaz e lucrativo.

Quer saber como isso pode ser feito? Então, veja as dicas que separamos neste post com os principais passos a serem seguidos para melhorar os fluxos de trabalho e quais benefícios podem ser alcançados!

Como identificar quais pontos otimizar

A otimização dos processos corporativos passa por várias etapas. Utilizando um método de análise, o gestor consegue avaliar quais pontos são críticos para a operação, identificar os fatores que impactam negativamente na rotina da empresa e, assim, ter uma orientação mais inteligente para criar um cotidiano de trabalho mais eficaz.

O primeiro passo para atingir esse objetivo, portanto, é identificar os pontos críticos da operação. Esses são os métodos que influenciam diretamente nas receitas da companhia, ou seja, estão conectadas ao core business da empresa. A rotina de otimização de processos deve começar por aí.

Após esse momento, o analista deve avaliar quais são os gargalos e pontos que carecem de otimização. Deve-se considerar em quais processos está se gastando mais do que deveria, os fluxos de trabalho que estejam levando à insatisfação de clientes, os pontos que afetem a produção e a qualidade dos produtos ou da prestação de serviços.

Para identificar as etapas que pedirão por melhorias e aperfeiçoamentos, deve-se fazer alguns questionamentos sobre eles.

Qual o objetivo desse processo?

Saber a utilidade de um processo pode auxiliar o gestor a identificar não só a forma como a atividade impacta nas receitas do negócio, mas também a maneira correta de criar um fluxo de trabalho mais eficaz.

Quais são os resultados esperados e quais metas estão sendo alcançadas?

Por meio desse questionamento o gestor pode avaliar com precisão as rotinas que não precisam de otimização. Além disso, a análise do resultado das estratégias de otimização será mais precisa.

Quais são as entradas (inputs) e as saídas (outputs) do processo?

A avaliação das entradas e saídas do processo é uma outra forma de identificar problemas. Nesse caso, o gestor poderá avaliar se os resultados mínimos são alcançados e se existem falhas graves nas rotinas internas.

Que tipos de atividade fazem parte do processo?

A identificação das atividades que fazem parte da operação auxilia a empresa a criar um método de otimização mais eficaz. Se etapas estiverem desalinhadas com os padrões do mercado, por exemplo, será nesse momento em que a companhia identifica o problema.

Quais são os setores e funcionários envolvidos?

Levantar dados sobre quem atua em cada rotina torna o trabalho de otimização mais ágil. O gestor saberá com quem trabalhar, o perfil de cada time e como estruturar ações mais eficazes.

Em outras palavras, essas respostas ajudam a entender melhor o funcionamento do processo e a detectar em qual ponto as melhorias são necessárias, alcançando, dessa forma, ganhos na produtividade.

Mapear o fluxo de trabalho

Após conhecê-lo e entender todo o seu funcionamento, chegou o momento de mapear o processo. Isso inclui dados sobre cada um dos procedimentos realizados e de todos os envolvidos.

Portanto, a fim de conseguir a otimização esperada, é necessário compreender como o regime flui. Desde ter conhecimento das entradas, saber exatamente quais são as saídas esperadas e delinear cada passo a ser dado.

Somente mapeando todo o fluxo de trabalho é viável avaliar pontos para melhorias. Portanto, com todas as informações devidamente separadas e colocadas em ordem de acontecimento, será possível encontrar os gargalos e sugerir soluções que vão gerar resultados.

Repensando o processo

Para melhorar um processo é preciso repensar cada um dos seus procedimentos e colocar em prática as mudanças necessárias. E isso envolve desde medidas simples à adoção de novas tecnologias e metodologias de trabalho.

Comunique-se com a sua equipe, avalie possibilidades, ouça demandas e leve em consideração os seguintes pontos:

• Como esse processo é conduzido?

• Existe alguma forma de melhorá-lo?

• O que pode ser utilizado para desempenhar cada uma das atividades?

• Qual o tempo gasto com cada uma delas?

• Existe tempo ocioso?

• Há gargalos já identificados na operação?

Caso algum desses pontos tenha resposta, então, é hora de se abrir para mudar o processo. Nesse momento, todos devem estar prontos para buscar como a atividade pode ser aperfeiçoada com o objetivo de se aumentar a produtividade, diminuir custos, tornar o fluxo de trabalho mais simples ou flexível.

Otimizando os procedimentos

Com a operação toda mapeada, falhas encontradas e soluções definidas, chegou a hora de colocar tudo isso em prática. Esse é o momento em que realmente se faz a otimização de processos.

Essa etapa pode envolver a implementação de um novo sistema integrado, mudança simples em uma atividade, alteração no fluxo ou, até mesmo, a criação de um processo. Portanto, é fundamental que todos os times estejam abertos à mudanças e consigam compreender a importância delas.

Comunique-se! Instrua os profissionais sobre os resultados que são esperados com cada alteração e como os investimentos impactarão no dia a dia da empresa. Assim, será mais fácil integrar novas formas de executar processos e ter resultados mais profundos a médio e longo prazo.

Essa é uma fase que pode demorar algumas horas ou, até mesmo, meses. Porém, esse é o momento mais importante, que deve demandar atenção para que a otimização aconteça de maneira eficiente — erros comprometerão os resultados e exigirão que times refaçam parte das mudanças.

Após finalizado, é fundamental monitorar o fluxo de trabalho. Dessa forma, pode-se garantir que o seu desempenho se tornou mais eficaz, além de ser uma ótima maneira de acompanhar se as mudanças foram colocadas em prática pelos envolvidos.

Atentar às opções de otimização de processos por meio do uso de novas tecnologias significa ampliar o leque para obter controle de todos os fluxos operacionais e maior segurança.

Por exemplo, a plataforma S-Works apresenta uma ferramenta única para automatizar fluxos operacionais, tornando-os otimizados e eficientes. Além de contar com um dashboard completo, com acompanhamento em tempo real das atividades realizadas. Facilitando assim a identificação de gargalos nos processos.

Podemos dizer, em outras palavras, que a tecnologia é peça-chave para otimizar, reduzir custos e ganhar em produtividade. Adotando boas soluções digitais, o negócio flexibiliza rotinas, cria um ambiente de trabalho mais automatizado e com menos erros. Consequentemente, a qualidade dos serviços prestados será muito maior.

Principais benefícios da otimização de processos

Os ganhos de uma empresa que consegue otimizar seus processos são inúmeros. Podemos destacar:

• redução de custos;

• economia de tempo;

• ganho de eficiência;

• redução de riscos;

• aumento de produtividade;

• acompanhamento das atividades em tempo real.

Esses benefícios incentivarão a sua equipe a compreender a importância da realização dessa tarefa. Além disso, uma vez que a primeira otimização seja executada, será mais fácil garantir que todo o procedimento se repita no futuro e se torne algo que faz parte da cultura organizacional.

Agora você já sabe como a otimização de processos deve ser realizada e os benefícios alcançados por meio dessa estratégia de gestão. Sempre é bom ter conteúdos que possam acrescentar novos métodos ao seu negócio. Então, espalhe este conhecimento e compartilhe o post nas suas redes sociais.