Todas as empresas buscam vencer o desafio de aumentar a produção e gastar menos. As organizações procuram meios de fazer a otimização de processos de forma que se alcance a redução de custos e o melhor desempenho para o negócio.

Separamos neste post os principais passos a serem seguidos para melhorar os fluxos de trabalho e quais benefícios podem ser alcançados. Confira a seguir!

Identificar onde otimizar

O primeiro passo é identificar gargalos e pontos que carecem de otimização. Deve-se considerar em quais processos está se gastando mais do que deveria; fluxos de trabalho que estejam levando à insatisfação de clientes; pontos que afetem a produção e a qualidade dos produtos ou prestação de serviços.

Para identificar os processos que pedirão melhorias e aperfeiçoamento, deve-se fazer alguns questionamentos sobre eles.

OCR e Inteligencia artificial

  • Qual o objetivo deste processo?
  • Quais são os resultados esperados e quais metas estão sendo alcançadas?
  • Quais são as entradas (inputs) e as saídas (outputs) do processo?
  • Que tipos de atividade fazem parte do processo?
  • Quais são os setores e funcionários envolvidos?

Estas respostas ajudam a entender melhor o funcionamento do processo e a detectar onde se deve melhorar, alcançando assim ganhos na produtividade.

Mapear o fluxo de trabalho

Após conhecê-lo e entender todo o seu funcionamento, chegou o momento de mapear o processo, o que inclui cada um dos procedimentos realizados, e conhecer todos os envolvidos. A fim de se conseguir a otimização esperada, é necessário compreender como ele flui: desde ter conhecimento das entradas, saber exatamente quais são as saídas esperadas e delinear cada passo a ser dado.

Somente mapeando todo o fluxo de trabalho consegue-se avaliar pontos para melhorias. Portanto, com todas as informações devidamente separadas e colocadas em ordem de acontecimento, será possível encontrar os gargalos e sugerir soluções que vão gerar resultados.

Repensar o processo

Para melhorar um processo é preciso repensar cada um dos seus procedimentos e colocar em prática as mudanças necessárias, sejam elas simples ou até mesmo por meio da introdução de novas tecnologias.

Leve em consideração com sua equipe os seguintes pontos:

  • Como este processo é conduzido?
  • Existe alguma forma de melhorar esse processo?
  • O que pode ser utilizado para desempenhar cada uma das atividades?
  • Qual o tempo gasto com as atividades?
  • Existe tempo ocioso?

Caso algum desses pontos possua resposta, então é hora de estar aberto para mudar o processo e buscar como ele pode ser aperfeiçoado com o objetivo de se aumentar a produtividade.

Otimizar os procedimentos

Com todo o processo mapeado, falhas encontradas e soluções definidas, chegou a hora de colocar tudo isso em prática. Este é o momento em que realmente se faz a otimização de processos. Isso pode envolver a implementação de um novo sistema integrado, mudança simples em uma atividade, alteração no fluxo ou até mesmo a criação de um processo totalmente novo.

Essa fase pode demorar algumas horas ou até mesmo meses, mas é o momento mais importante, que deve demandar atenção para se otimizar de forma eficiente. Após finalizado, é fundamental monitorar o fluxo de trabalho. Desta forma, pode-se garantir que o seu desempenho se tornou mais eficaz, além de ser uma ótima maneira de acompanhar se as mudanças foram colocadas em prática pelos envolvidos.

Estar atento às opções de otimização de processos por meio do uso de novas tecnologias significa ampliar o leque para obter controle de todos os fluxos operacionais e maior segurança. Por exemplo, a plataforma S-Works apresenta uma ferramente única para automatizar fluxos operacionais tornando os processos otimizados e eficientes. Podemos dizer, assim, que a tecnologia é peça chave para otimizar, reduzir custos e ganhar em produtividade.

Verificar os benefícios da otimização de processos

Os ganhos de uma empresa que consegue otimizar seus processos são inúmeros. Podemos destacar:

  • redução de custos;
  • economia de tempo;
  • ganho de eficiência;
  • redução de riscos;
  • aumento de produtividade;
  • acompanhamento das atividades em tempo real.

Agora você já sabe como a otimização de processos deve ser realizada e os benefícios alcançados por meio desta estratégia de gestão. Sempre é bom ter conteúdos que possam acrescentar novos métodos ao seu negócio. Então, dissemine este conhecimento e compartilhe nas suas redes sociais!

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