Com um mercado cada vez mais competitivo, empresas precisam atuar de maneira estratégica para que todos os seus profissionais possam solucionar problemas, evitar quedas de performance e atender a demandas com o máximo de agilidade possível. Nesse sentido, a quantidade de opções disponíveis para os gestores é grande.
O uso de indicadores, por exemplo, amplia a visão sobre cada processo estratégico. Já ferramentas de TI para distribuição de tarefas otimizam o acompanhamento sobre a evolução de cada procedimento. Ao mesmo tempo, o uso de uma boa metodologia de trabalho evita problemas de performance e coloca todos para atuar de acordo com a necessidade que cada situação apresenta.
Dentro dessa perspectiva, uma opção que tem ganhado força é o uso do workflow. Por garantir agilidade e eficiência nos processos da empresa, essa pode ser a solução ideal para a sua. Mas, você sabe o que é workflow?
Pensando em ajudá-lo a entender melhor tudo isso, no post de hoje, apresentamos informações essenciais sobre o conceito de workflow, como ele funciona, qual sua importância para o empreendimento e os tipos existentes. Vamos começar?
O que é workflow?
Workflow, traduzido do inglês para o português, significa “fluxo de trabalho”. Em termos gerais, ele é a aplicação de ferramentas e de métodos para a automação dos processos de uma empresa.
Essa técnica serve para solucionar problemas na coordenação de processos, na falta de clareza referente à definição de atividades e os responsáveis por elas, entre outros obstáculos. Ou seja, nessa automação, as tarefas do trabalho e as condições ideais para elas serem efetuadas são organizadas e coordenadas.
No setor de Compras, por exemplo, o workflow pode relacionar automaticamente quais são as atividades necessárias para adquirir um determinado material e que requisitos são exigidos para executar esse processo, visando encantar seus clientes. Dessa forma, a companhia reduz o tempo de execução de processos estratégicos e maximiza a sua capacidade de realizar novas vendas.
Como funciona?
Em geral, a automação dos processos de trabalho é feita pelos responsáveis pela gestão empresarial do negócio e pelo departamento de TI (Tecnologia da Informação). Todas as atividades são organizadas em um fluxo moderno e integrado. O controle é feito internamente e os processos passam a ser executados instantaneamente com o auxílio de um software conhecido como Workflow Management System (WMS) — ou, em português, Sistema de Gerenciamento de Fluxo de Trabalho.
Nesse cenário, a união da área de negócios e de TI é extremamente importante para o sucesso dessa automação. Este último será o setor responsável por coordenar o investimento em soluções de TI, definir as estratégias de configuração e de instalação das novas soluções e executar a manutenção diária de todos os sistemas utilizados para automatizar rotinas internas. Portanto, o alinhamento estratégico entre as áreas precisa ser visto como uma forma de eliminar riscos e maximizar lucros.
Tenha em mente que tecnologias que utilizam o workflow precisam ter a visão de negócio da empresa para alcançar melhores resultados. Logo, com times de TI atuando em parceria com outras áreas do negócio, a empresa evita prejuízos e melhora o impacto da sua estratégia. Além disso, por meio de constantes avaliação e otimização dessas rotinas, a utilização de métodos como o PDCA também contribui para a gestão de processos.
Qual a importância do workflow para a sua empresa?
Uma vez que o workflow organiza e executa os processos de trabalho de forma parcial ou total, o uso desse recurso garante os benefícios que podem ser conferidos a seguir.
Esclarece quais são as etapas de trabalho
Uma empresa com um fluxo de trabalho ágil deve ter, antes de tudo, uma rotina eficaz e clara. Após investir no workflow, a instituição garante que os seus processos sejam executados da melhor forma possível: todos conhecerão o seu papel e como as suas atividades impactam em cada etapa das rotinas internas.
Uma vez que a companhia tenha uma cadeia operacional bem organizada, ela poderá investir em novas estratégias de mercado. Nessa perspectiva, o gestor poderá fechar parcerias comerciais com a certeza de que os seus times poderão lidar com a demanda de trabalho sem cometer erros ou atrasos.
Gerencia suas tarefas com maior agilidade
Para responder rapidamente às exigências do mercado, o gestor precisa atuar com flexibilidade. E graças ao workflow, o profissional responsável por cada área pode gerenciar times com rapidez, distribuindo tarefas em prazos pequenos e de forma eficiente. Assim, atrasos tornam-se menos frequentes e o rendimento é aumentado.
Oferece qualidade na prestação de serviços
O uso do workflow no ambiente corporativo cria um cenário em que todos conseguirão melhorar a sua rotina de trabalho. Equipes terão mais espaço para solucionar problemas de forma criativa e, ao mesmo tempo, a produtividade será potencializada, sem que erros impactem na qualidade dos processos internos.
Melhora o desempenho da equipe
O workflow otimiza a maneira como todos os processos internos estão estruturados. Assim sendo, a companhia tem rotinas mais simples e rápidas, na medida em que as etapas são “enxugadas”. Isso garante mais qualidade na prestação de serviços, já que todos os trabalhadores estarão sempre focados no atendimento às necessidades dos clientes.
Que tipos de workflow existem?
Para maximizar o retorno sobre o seu investimento no workflow, a companhia deve conhecer os tipos existentes. Assim, o negócio escolherá uma opção alinhada com as suas necessidades.
Workflow ad hoc
O workflow ad hoc é muito utilizado por empresas que lidam com documentação ou venda de produtos ou serviços. Nesse tipo de fluxo de trabalho, não há um método predefinido sobre como a informação é movimentada, pois ela envolve a coordenação humana.
Como consequência, não há como automatizar a ordenação e a coordenação de atividades. Porém, elas podem ser gerenciadas pelas pessoas com a intenção de apoiar pequenas tarefas que demandam soluções rápidas. Assim, a companhia melhora a sua performance sem comprometer a qualidade do serviço de nenhum time.
Workflow administrativo
Esse fluxo de trabalho envolve a automação de tarefas repetitivas com regras de coordenação simples. Uma dessas atividades é o roteamento de um documento de controle de despesas, o qual é controlado por um processo de autorização, por exemplo. Isso evita erros ao mesmo tempo em que otimiza a performance de cada equipe, em consequência do retrabalho ser menos frequente.
Workflow de produção
A automação desse fluxo de trabalho envolve tarefas repetitivas e previsíveis. No entanto, esse tipo de workflow também atua com rotinas que lidam com informações complexas, como os vários sistemas utilizados para a execução de processos e de recuperação de dados e os que auxiliam as rotinas de tomadas de decisão.
O workflow de produção é muito utilizado por bancos, empresas de empréstimos e seguros, uma vez que esses tipos de companhias compartilham um perfil que lida com dados complexos e trabalha com muitos fornecedores. Logo, essas organizações precisam automatizar as tarefas mais complicadas para evitar erros e, claro, refação de tarefas. Bem adotado, esse é um tipo de workflow que torna a estrutura de dados internos mais íntegra e confiável.
Qual a sua aplicação para formalização de contratos?
A formalização de contratos pode ser realizada pelos bancos ou empresas terceirizadas de BPO. Tecnologias que utilizam workflow e BPM são excelentes para automatizar o fluxo operacional da área de formalização de contratos, mapeando, executando e monitorando os processos.
Um ótimo exemplo disso é o S-Works, uma plataforma da Simply para formalização eletrônica. A solução realiza o desenho das atividades e etapas envolvidas no processo, bem como suas dependências e regras (BPM). A partir disso, essas atividades são orquestradas pela plataforma — que cuidará de direcionar as tarefas manuais aos responsáveis e também de executar as eletrônicas. O diferencial da plataforma é o seu foco na transformação digital da entrada de dados e documentos na operação.
Também exibe, em tempo real, os indicadores estatísticos e de performance, permitindo uma melhoria contínua de seu processo e uma visão real de seus gargalos. Uma vez que o gestor pode prontamente acompanhar o funcionamento do negócio, fica mais fácil avaliar formas para otimizar rotinas internas.
Ele permite ainda a execução eletrônica das atividades de uma esteira de análise de crédito e de formalização. Isso possibilita maior autonomia a cada time para a criação e a evolução do fluxo conforme as regras do roteiro operacional, melhorando a performance da empresa como um todo.
Cuidado: workflow não é BPM!
Embora o workflow e o BPM garantam sucesso para a sua empresa, ambos têm as suas diferenças. Enquanto o BPM realiza o gerenciamento de processos de negócio e é responsável por otimizar os processos e mensurar os resultados da empresa, analisando o que pode ser melhorado dentro dos procedimentos da organização; o workflow ordena e coordena o fluxo de trabalho da companhia.
Portanto, a solução ideal para você garantir melhoria contínua na ordenação e coordenação dos fluxos de trabalho da sua empresa pode ser contar com o workflow. Com esse recurso, você ganha agilidade, qualidade e tempo para focar em estratégias a fim de fazer o seu empreendimento crescer ainda mais.
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