O workflow é a solução para você garantir agilidade e eficiência nos processos da sua empresa. Você sabe o que é workflow? No post de hoje, entenda o conceito dessa ideia, como ela funciona, a sua importância para o seu empreendimento e os tipos que existem. Vamos começar?

O que é workflow?

Workflow, traduzido do inglês para o português, significa “fluxo de trabalho”. É a aplicação de ferramentas e métodos para a automação dos processos de uma empresa.

A nova tecnologia serve para solucionar problemas na coordenação de processos, falta de clareza na definição de atividades e os responsáveis por elas, dentre outros obstáculos. Ou seja, nessa automação, são organizadas e coordenadas as tarefas do seu trabalho e as condições ideais para elas serem efetuadas.

Por exemplo: no setor de Compras da empresa, o workflow relaciona automaticamente quais as atividades necessárias para adquirir um determinado material e quais são os requisitos para executar esse processo, visando encantar seus clientes.

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Como funciona?

A automação dos processos de trabalho é feita pela gestão empresarial da empresa e pelo departamento de TI (Tecnologia da Informação). Todas as atividades são organizadas em um fluxo e depois são controladas internamente e executados automaticamente utilizando um software conhecido como Workflow Management System (Sistema de Gerenciamento de Fluxo de Trabalho – WMS).

A união da área de negócios e TI é extremamente importante para o sucesso da automação de processos. As tecnologias que utilizam o workflow precisam ter a visão de negócio da empresa para alcançar melhores resultados. A utilização de métodos, como o PDCA,  também contribui com a gestão de processos, através da avaliação e otimização constante desses processos.

Qual a importância do workflow para a sua empresa?

Uma vez que o workflow organiza e executa os processos de trabalho de forma parcial ou total, o uso da nova tecnologia garante os seguintes benefícios:

  • Esclarece quais são as etapas de trabalho;
  • Gerencia suas tarefas com maior agilidade;
  • Oferece qualidade na prestação de serviços, estabelecendo as condições ideais para fazer um determinado trabalho;
  • Melhora o desempenho da equipe, pois o workflow “enxuga” os processos que comprometem (ou podem prejudicar) a qualidade dos serviços, focando os trabalhadores para as ações estratégicas de crescimento da sua companhia.

Quais os tipos de workflow existem?

Há 3 tipos de workflow, a saber:

Workflow ad hoc

Nesse tipo de fluxo de trabalho não há um método pré-definido sobre como a informação é movimentada, pois ela envolve a coordenação humana. Logo, não há como automatizar a ordenação e coordenação de atividades, mas elas podem ser gerenciadas pelas pessoas com a intenção de apoiar pequenas tarefas que demandam soluções rápidas.

O workflow ad hoc é muito utilizado por empresas que lidam com documentação ou venda de produtos ou serviços.

Workflow administrativo

Esse fluxo de trabalho envolve a automação de tarefas repetitivas com regras de coordenação simples. Uma dessas atividades é o roteamento de um documento de controle de despesas, o qual é controlado por um processo de autorização, por exemplo.

Workflow de produção

A automação desse fluxo de trabalho envolve tarefas repetitivas e previsíveis, mas que lidam com informações complexas abrangendo vários sistemas de informação para a execução de processos e recuperação de dados, auxiliando as tomadas de decisão.

O workflow de produção é muito utilizado por Bancos, empresas de empréstimos e seguros, pois elas lidam com dados complexos e trabalham com muitos fornecedores. Logo, essas organizações precisam automatizar as tarefas mais complicadas para evitar erros e, claro, retrabalhos.

Qual a sua aplicação para formalização de contratos?

A Formalização de contratos pode ser realizada pelos Bancos ou empresas tercerizadas de BPO. Tecnologias que utilizam o workflow e BPM são excelentes para automatizar o fluxo operacional da área de formalização de contratos, mapeando os processos, executando e monitorando.

Um exemplo é o  S-Works, plataforma para formalização eletrônica. A solução realiza o desenho das atividades e etapas envolvidas no processo, bem como suas dependências e regras (BPM).  A partir de então, estas atividades serão orquestradas pela plataforma – que cuidará de direcionar as tarefas manuais aos responsáveis e também executar aquelas eletrônicas.  Assim, como o S-Works abrange todas as atividades do processo (tanto manuais, quanto automáticas), exibe em tempo real os indicadores estatísticos e de performance, permitindo uma melhoria contínua de seu processo e uma visão real de seus gargalos. O S-Works permite a execução eletrônica das atividades de uma esteira de análise de crédito e formalização, possibilitando autonomia para a criação e evolução do fluxo conforme as regras do roteiro operacional.

Conheça o case de sucesso da Instituição Financeira que reduziu 90% o tempo de aprovação dos contratos: Case de sucesso formalização eletrônica

Cuidado: workflow não é BPM!

Embora o workflow e o BPM garantem sucesso para a sua empresa, ambos têm as suas diferenças. O BPM realiza o gerenciamento de processos de negócio e é responsável por otimizar os processos e mensurar os resultados da empresa, analisando o que pode ser melhorado dentro dos processos da organização. O workflow ordena e coordena o fluxo de trabalho da companhia.

Portanto, a solução ideal para você garantir melhoria contínua na ordenação e coordenação dos fluxos de trabalho da sua empresa é contar com o workflow. Com essa solução você ganha agilidade, qualidade e tempo para focar em estratégias para fazer o seu empreendimento crescer ainda mais.

Com certeza é um assunto muito bacana para ser discutido, não é verdade? Agora que você já sabe o que é workflow, que tal bater um papo com a gente e contar sobre o que acha do tema ou esclarecer dúvidas? Participe, comentando no post!


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